Hvem skal vi besøge?
Det er en tidlig lørdag morgen, og Team Organized kommer rullende med bilen pakket til randen med alle de bedste opbevaringsløsninger, der findes til kontoret. Bilen emmer energi, smil og latter, som teamet snakker om, hvad de glæder sig mest til at organisere. Der ligger en pose morgenbrød i tasken, som skal deles, imens der lægges en slagplan. Team Organized er nemlig på vej ud til Trustpilots kontor, hvor vi har en mission: at skabe systemer der øger produktiviteten i en dynamisk hverdag i et åbent kontormiljø.
Trustpilot har mere end 650 ansatte på verdensplan. På det danske kontor finder man over 300 af dem. I Trustpilot arbejder de, for at skabe en fantastisk købsoplevelse. Det gælder både for alle de millioner mennesker, der hver dag bruger platformen til at navigere i den store e-commerce verden, men også for virksomheder, der gennem platformen kan få indsigt i, hvilke oplevelser, deres kunder får.
Det er et stort ansvar, som Trustpilot har påtaget sig, men med et stærkt hold har de sikret sig, at hver dag kun er endnu et skridt på rejsen mod en verden, hvor tillid, troværdighed og oplevelser kan råde andre til bedre erfaringer.
Ligesom Trustpilot har Organized også en mission om at skabe en nemmere hverdag: Vi gør det blot gennem organisering og ved at skabe meningsfulde systemer. Kontorets faciliteter skal nemlig være mindst lige så brugbare for medarbejderne som hver enkelt anmeldelse er for andre kunder og forretninger. Kontor faciliteterne hos Trustpilot skal derfor gentænkes, og det gør man bedst ved at tage det hele ud, sortere det unødige fra, inddele det i kategorier og så give faste og meningsfulde pladser i smarte opbevaringsløsninger. Det er nemlig sådan, Team Organized gør, når de er ude for at skabe gode systemer.
Som de sidste natteravne tuller hjem fra byen er Team Organized på vej ind til en fest større end den, som har været i byen blot få timer forinden: et brag af en organiseringsfest.
Organized kommer på besøg
Elevatoren er proppet med spændte medlemmer fra Team Organized, opbevaringsløsninger og idéer til de forskellige opgaver. Der lyder et pling, og døren til elevatoren går op og afslører de første to af flere hundrede skriveborde. Som man træder ind i kontoret folder det sig mere og mere ud: Klynger af arbejdsstationer former sig på siden af gangen, der leder ned til et fælleskøkken og videre til endnu en fløj af kontoret.
Hvert skrivebord flyder over af personlighed, og det føles næsten som om, man kender hver trustie. Her er alt fra hjemmehæklede figurer i vindueskarmen, familiebilleder, kontorplanter, halvfærdige kaffekopper til flasker med bobler, der venter på endnu en stor dag i virksomheden … eller måske bare endnu en hyggelig fredag eftermiddag.
Kontoret er præcis så spækfyldt med personlighed som hvert skrivebord – den helt specielle stemning af uformelle genistreger hænger i luften og på væggene. Som man bevæger sig gennem kontorets mange fløje og afdelinger bliver det tydeligt, hvilken humor der præger det åbne kontor.. Mødelokalerne er opkaldt efter diverse fiktive steder (hvem vil ikke gerne tage et finans møde i Mordor eller på Hogwarts?), og hyggelige sofaområder invitererer til kollegialt hygge i pauserne.
Trustpilots ønske om at skabe en velfungerende, produktiv og hjemlig arbejdsplads er uden tvivl vellykket. De mange mennesker er også grunden til at Organized nu står midt i det “eventyrlige” kontorlandskab: Vi er her for netop at finpudse de fællesarealer, som hver dag har stor gennemgang. Ligesom hobbitter, troldmænd med flere har erkendt, så kræver et godt eventyr nemlig et godt miljø. Trustpilots ønsker til Organized er:
- Bedre systemer til kontorartikler så det er nemt at hente det, man mangler.
- Bedre tilgængelighed i fællesarealerne, så medarbejderne ikke skal bruge ekstra tid på at møve sig rundt eller vente på hinanden.
- Plads til hverdagen – især på toiletterne, hvor de gerne vil have stationer med hygiejneprodukter, duftpinde og lidt planteliv.
Som morgenmaden livligt bliver spist lægger Team Organized en plan for projektet:1) kopirum, 2) depotrum og så 3) toiletterne.
Kopirum
Personligheden og tegn på liv fortsætter helt ind i kopirummet. Det er heldigvis ikke de stereotype “kontorfest print”, der er tale om. I stedet er det bamser, malerier og andre levn fra gode tider og sjove stunder. Det er også en god indikator for, hvad der er sket med kopirummet: Det er blevet til et sted for ting, som ikke lige har et hjem. Kopimaskinen står derfor klemt ind sammen med et par skabe, som er svært at komme til.
Selv om det er hyggeligt med gode minder, så gør det svært faktisk at bruge kopirummet til det, som der er den egentlige funktion – der er nemlig efterhånden ikke plads til medarbejderne derinde. Det er dog ikke et spørgsmål om at få et større rum, men derimod skal kopirummets plads blot udnyttes bedre.
Plads til det der bliver brugt
Det første vores organiseringsekspert Sabina starter med at tage alle tingene ud af rummet. Det eneste, der bliver stående, er selve skabe og kopimaskinen. Sabina har nu alle de forskellige skriveredskaber, kontorartikler, tilbehør til whiteboards, mapper og “kontorhyggeminder” foran sig, og hun tager derfor hul på det næste trin: frasortering.
Der skal selvfølgelig være plads til gode minder og sjove anekdoter – det er blot ikke ovenpå kopimaskinen. Frasorteringen handler derfor om at skære ind til benet: Hvad bruger man egentligt i kopirummet: kontorartikler, ting til print, mødeartikler samt et lille område til backstock til whiteboards, posters og lignende
Hvad er backstock?
“Backstock kan også kaldes et lager. Backstock er nemlig det sted, hvor man har de ekstra ting, som man kan fylde op med. Et område til backstock er smart, da alle på den måde ved, hvor man skal lede, hvis tuschen løber tør for blæk og der skal hentes en ny.”
Nu har Sabina defineret, hvilke ting der skal blive i kopirummet, og hvilke der nok vil leve et bedre liv andre steder på kontoret. De ting, som hun har sorteret fra, lægger hun til side, så Trustpilot selv kan afgøre om det skal gemmes eller om det har tjent sin værnepligt på kontoret. De ting, der skal blive, sorteres efter deres funktion i kopirummet: skriveredskaber, kontornips, printertilbehør, backstock til møder og diverse.
Der er allerede forsøgt at lave systemer med spande og kasser, men der mangler et holdbart system, der er nemt at bruge og vedligeholde.
System i tingene med definerede hjem, zoner og labels
Når mange mennesker skal bruge et område, så er det en god idé, at det er nemt at afkode, hvor tingene er og skal være. Jo mere forståeligt et system er, des bedre fungerer det, når mange forskellige mennesker bruger det.
Sabina finder derfor de helt rigtige opbevaringskasser og organiseringsværktøjer til hver af de kategorier, som hun lavede. Hver opbevaringsløsning er valgt ud fra at det passer til skabet, det skal stå i samt det, der skal ligge i dem.
Nu inddeles skabet i de samme kategorier som tingene er opdelt i: skriveredskaber, kontornips, printertilbehør, backstock til møder og diverse. Det skaber nemlig langt bedre overblik for hver trustie, når ting til møder ligger samlet i én zone. Prikken over i’et er dog labels på hver enkel opbevaringskasse samt i hvert rum. Så er der nemlig ingen tvivl om, hvor tingene skal ligge, og hvad det er, der mangler.
Skabene har stadig det samme indhold i sig, men med Organizeds nye system er det langt nemmere at finde tingene i kopirummet.
Få opbevaringen til at afspejle hvordan rummet bruges
Sabina har ryddet ud i kopirummet, hvilket har skabt en del mere plads. Hun vil dog gerne lave endnu en pladsoptimerende øvelse i rummet: rokade. De to skabe i rummet bliver derfor flyttet op mod endevæggen, hvilket giver rummet mere plads til flere medarbejdere på én gang. Det skaber desuden en bedre flow i rummet, da man nu kan bevæge sig rundt i skabe og ved kopimaskinen uden problemer.
Depotskabene
Der er ingen tvivl om at fællesarealerne bliver flittigt brugt på kontoret. Der er en lang række kaffestationer, sofagrupper og legeområder, som lader fantasien få frit spil. Ved siden af et af de mange køkkener finder man et par depotskabe, som er fyldt med alverdens ting til kontorets daglige drift.
Skabene er har ikke et umiddelbart system i sig, hvilket kan være lettere udfordrende omkring frokosttid. Skabenes placering ved siden af køkkenet betyder nemlig, at lækresultne og kaffetrængende trusties valfarter igennem området med skabene. Der skal derfor være et bedre og mere overskueligt system, så man kan hente kontorartikler selv, når maven knurrer på alle kollegaerne.
Bedre flow i systemet
Sabina erkender hurtigt at depotskabene er som kopirummet: lettere tilvokset. Der findes alt fra navneskilte, brevartikler til en gammeldags regnemaskine – alt sammen oveni hinanden. Alle tingene skal bo her, og derfor kan Sabina ikke på samme måde rydde ud i indholdet af skabene. Hun bliver derfor nødt til at skabe et bedre system mere et mere intuitivt flow.
Hun tager endnu en gang alle tingene ud, så hun kan inddele i universelle kategorier: skriveredskaber, notesbøger, brevartikler, navneskilte, kontorartikler og regnemaskine. Endnu en gang finder Sabina udvalget af opbevaringsløsninger frem, og vælger hver enkelt kasse ud fra skabenes mål og det, der skal ligge i den.
Skabene bliver nu inddelt i tilsvarende zoner, så alle brevartikler ligger sammen, alle kontorartikler ligger sammen med videre. Labelmakeren bliver endnu en gang fundet frem, så det igen er nemt at finde tingene i skabene.
Det er nemmere at finde de ting, som man bruger sammen, når de ligger sammen. Derfor oprettes der zoner i depotskabene.
En mere organiseret hverdag hos Trustpilot
Dagen efter begynder alle kontorets trusties at dukke op på kontoret, og i en den summende mængde finder man Sabina, der er på vej ind og overlevere weekendens arbejde. Det er helt tydligt, at det vækker en del trusties nysgerrighed – der er jo sket noget markant flere steder.
Sabina bliver mødt af smilende medarbejdere, og deres CPH Office Manager, Darjana, der kontaktede Organized i første omgang, står også og venter med et smil.
“Det er jo de samme ting, de samme faciliteter og de samme rum, men det virker nærmest til, at det er helt nyt. Der er jo plads til at arbejde super effektivt nu!”
-Trustie
Der har været store forventninger til at få Organized på besøg, og de er i den grad blevet mødt. En enkel trustie får i forbifarten vendt hovedet og udbrudt: “Wow, kan det også se sådan ud?” Det er tydeligt, at Darjana også er imponeret. Hun spørger derfor Sabina, om det er muligt at Organized kommer ud igen på et senere tidspunkt. Trustpilots kontor er nemlig ved at blive optimeret som del af en større ombygning. Det står dog helt klart for Darjana og alle de andre trusties, at organisering faktisk kan være lige så effektivt som en ombygning.
Sabina forlader derfor Trustpilots kontor med ovenud tilfredse kunder og et: “Vi ses!”
Ku' du li' hva du så?
Vil du også gerne have Organized på besøg?
Kunne du også tænke dig at vi kommer forbi din arbejdsplads og organiserer som hos Trustpilot? Mere arbejdsglæde og effektivitet igennem organisering kan også blive en realitet hos jer. Organized kommer gerne på besøg, og vi vil elske at hjælpe jer med at blive organiseret. Hvis I gerne vil have besøg af Danmarks førende organiseringsservice, så tøv endeligt ikke med at kontakte os
Gå til Services